Qué es PDF/A y por qué el archivado de PDF depende de él
PDF/A es un formato estandarizado por ISO (la norma ISO 19005) y creado para una sola tarea: el archivado de PDF a largo plazo. Un PDF ordinario puede depender de fuentes instaladas en tu máquina, de colores que se muestran de forma diferente de una pantalla a otra, o de recursos externos que acabarán por desaparecer. Diez o veinte años después, nada garantiza que se vea como se ve hoy.
PDF/A elimina esa incertidumbre. Incrusta cada fuente dentro del archivo, fija colores independientes del dispositivo y prohíbe cualquier dependencia externa, de modo que el documento es autónomo y sigue siendo legible exactamente como era. Por eso las administraciones, los archivos jurídicos y los equipos de cumplimiento exigen tan a menudo este formato. Convertir un PDF a PDF/A es garantizar que un contrato, una escritura o un informe pueda volver a abrirse intacto mucho después de haber sido creado.
Qué hace la conversión y las herramientas que la complementan
Convertir un PDF a PDF/A no cambia tu contenido: la herramienta vuelve a guardar el documento como PDF/A-2 con las fuentes incrustadas y los colores normalizados, de modo que cumple los requisitos de la norma. Obtienes un archivo autosuficiente, listo para un depósito de archivo o una presentación oficial.
Algunos complementos útiles en torno a esta conversión: ejecuta primero repair si el archivo original está dañado, ya que un PDF sano se convierte de forma más limpia. Una vez que tengas el PDF/A, compress lo hace más ligero para el almacenamiento a largo plazo, mientras que metadata te permite comprobar y corregir el título, el autor y las propiedades que se esperan en un expediente de archivado.
Sobre la privacidad, no se requiere ningún registro y tus archivos se eliminan automáticamente tras el procesamiento. Tus documentos se utilizan únicamente para producir tu PDF/A, nada más.