Czym jest PDF/A i dlaczego archiwizacja PDF na nim polega
PDF/A to format ustandaryzowany przez ISO (norma ISO 19005) i stworzony do jednego zadania: długoterminowej archiwizacji PDF. Zwykły plik PDF może zależeć od czcionek zainstalowanych na Twojej maszynie, od kolorów renderowanych inaczej na różnych ekranach lub od zewnętrznych zasobów, które w końcu znikną. Dziesięć czy dwadzieścia lat później nic nie gwarantuje, że będzie wyglądał tak jak dziś.
PDF/A usuwa tę niepewność. Osadza każdą czcionkę wewnątrz pliku, przypina kolory niezależne od urządzenia i zabrania jakichkolwiek zewnętrznych zależności, dzięki czemu dokument jest samowystarczalny i pozostaje czytelny dokładnie w takiej postaci, w jakiej powstał. Właśnie dlatego administracja, archiwa prawne i zespoły ds. zgodności tak często wymagają tego formatu. Konwersja pliku PDF na PDF/A to gwarancja, że umowę, akt czy raport da się otworzyć nienaruszone długo po ich utworzeniu.
Co robi konwersja i narzędzia, które ją uzupełniają
Konwersja pliku PDF na PDF/A nie zmienia Twojej treści: narzędzie na nowo zapisuje dokument jako PDF/A-2 z osadzonymi czcionkami i znormalizowanymi kolorami, tak aby spełniał wymogi normy. Otrzymujesz samowystarczalny plik, gotowy do złożenia w archiwum lub do oficjalnego przedłożenia.
Kilku przydatnych towarzyszy wokół tej konwersji: uruchom najpierw repair, jeśli oryginalny plik jest uszkodzony, ponieważ zdrowy PDF konwertuje się czyściej. Gdy masz już PDF/A, compress czyni go lżejszym do długoterminowego przechowywania, natomiast metadata pozwala sprawdzić i poprawić tytuł, autora i właściwości oczekiwane w zapisie archiwalnym.
Jeśli chodzi o prywatność, nie jest wymagana żadna rejestracja, a Twoje pliki są usuwane automatycznie po przetworzeniu. Twoje dokumenty służą wyłącznie do wygenerowania Twojego pliku PDF/A, nic więcej.