PDF/A คืออะไรและทำไมการจัดเก็บ PDF ระยะยาวจึงพึ่งพามัน
PDF/A เป็นรูปแบบที่ได้รับการกำหนดมาตรฐานโดย ISO (มาตรฐาน ISO 19005) และสร้างมาเพื่องานเดียว คือการจัดเก็บ PDF ระยะยาว PDF ทั่วไปอาจขึ้นอยู่กับฟอนต์ที่ติดตั้งบนเครื่องของคุณ สีที่แสดงผลต่างกันจากหน้าจอหนึ่งไปยังอีกหน้าจอ หรือทรัพยากรภายนอกที่จะหายไปในที่สุด สิบหรือยี่สิบปีต่อมา ไม่มีอะไรรับประกันว่ามันจะมีหน้าตาเหมือนกับวันนี้
PDF/A ขจัดความไม่แน่นอนนั้น มันฝังทุกฟอนต์ไว้ภายในไฟล์ ตรึงสีที่ไม่ขึ้นกับอุปกรณ์ และห้ามการพึ่งพาภายนอกใดๆ เพื่อให้เอกสารสมบูรณ์ในตัวเองและยังคงอ่านได้ตรงตามเดิมทุกประการ นั่นคือเหตุผลที่หน่วยงานราชการ คลังเอกสารทางกฎหมาย และทีมกำกับดูแลมักกำหนดให้ใช้รูปแบบนี้ การแปลง PDF เป็น PDF/A คือการรับประกันว่าสัญญา โฉนด หรือรายงานสามารถเปิดใหม่ได้อย่างครบถ้วนแม้นานหลังจากที่ถูกสร้างขึ้น
การแปลงทำอะไรและเครื่องมือที่เติมเต็มมัน
การแปลง PDF เป็น PDF/A ไม่เปลี่ยนแปลงเนื้อหาของคุณ เครื่องมือจะบันทึกเอกสารใหม่เป็น PDF/A-2 พร้อมฟอนต์ที่ฝังไว้และสีที่ปรับให้เป็นมาตรฐาน เพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดของมาตรฐาน คุณจะได้ไฟล์ที่สมบูรณ์ในตัวเอง พร้อมสำหรับการฝากคลังเอกสารหรือการยื่นอย่างเป็นทางการ
เครื่องมือที่มีประโยชน์ไม่กี่อย่างรอบการแปลงนี้ ให้รัน repair ก่อนหากไฟล์ต้นฉบับเสียหาย เนื่องจาก PDF ที่สมบูรณ์จะแปลงได้สะอาดกว่า เมื่อคุณได้ PDF/A แล้ว compress ทำให้เบาลงสำหรับการจัดเก็บระยะยาว ในขณะที่ metadata ช่วยให้คุณตรวจสอบและแก้ไขชื่อเรื่อง ผู้เขียน และคุณสมบัติที่คาดหวังในระเบียนการจัดเก็บ
ในด้านความเป็นส่วนตัว ไม่จำเป็นต้องสมัครสมาชิก และไฟล์ของคุณจะถูกลบโดยอัตโนมัติหลังการประมวลผล เอกสารของคุณถูกใช้เพียงเพื่อสร้าง PDF/A ของคุณเท่านั้น ไม่มีอะไรมากกว่านั้น